Para el administrador del edificio y el comité de administración, las hojas de cálculo de Excel han resultado esenciales. Les permiten hacer grandes cálculos y ajustarlos según sea necesario; estas hojas permiten compartir rápidamente las actualizaciones con todos los implicados en la comunidad.
Sin embargo, la necesidad de mantener la información clara requiere algo más que hojas de cálculo, y aquí es donde entra ComunidadFeliz, el software para la gestión de edificios y condominios.
Aunque Excel tiene sus ventajas, como facilitar el trabajo de los administradores o conserjes, nuestro software ofrece esta y otras ventajas.
Si no utilizas un software de administración de condominios, probablemente mantengas el cálculo de los gastos comunes por unidad o apartamento en una gran hoja de cálculo en Excel.
En estas hojas de Excel debe contabilizar los salarios, los servicios básicos, el mantenimiento, los gastos administrativos y los costes variables, teniendo en cuenta las fechas, los tipos de pago y los importes totales. A continuación, divide esos totales entre todas las unidades del edificio. Pero hay más: hay que incluir el consumo de agua de cada apartamento, así como los descuentos por seguros o el cobro de multas.
¿Pero qué pasa cuando llevas condominios demás de 100 unidades? Se convierte todo en un caos.
Para ambos administradores de condominios, llevar la cuenta de los gastos que comparten con los propietarios es crucial (y tediosa). Esto puede ser una desventaja para quienes están interesados en trabajar con más condominios y eventualmente administrar su propio edificio.
Además, puede ser un inconveniente y crear tensiones entre la administración y los miembros del comité cuando la transparencia en el gasto financiero requiere una verificación constante mediante el uso de hojas de cálculo de Excel.
En resumen: Llevar los gastos comunes en una hoja de Excel lleva mucho tiempo. Hay más posibilidades de que se produzcan errores de cálculo, y hay que pedir el documento a la administración, lo que les hace dependientes.
El panorama cambia cuando empleas un software de administración de edificios, como ComunidadFeliz. Dentro del módulo de gastos comunes, puedes ver la información sobre el condominio y podrás editar masivamente todas las unidades o solo una si necesario registrar un pago a una o asignar una multa.
Además, es multiusuario y cualquier miembro del comité de administración podrá en cualquier momento para consultar información, otorgándole autonomía al comité y garantizando la transparencia.
Tan pronto como hayas medido los gastos comunes, podrás enviar el importe total a pagar a todos los miembros del condominio en cuestión de segundos a través del correo electrónico o de la aplicación móvil, permitiéndoles recibir recordatorios y pagar inmediatamente desde sus smartphones, haciendo la vida mucho más fácil para todos.
Una forma de ayudar a la comunidad a mantener sus finanzas abiertas es presentar a la administración las conciliaciones bancarias. En estos informes, puedes recopilar información sobre los movimientos financieros de ingresos y gastos realizados por la administración.
Las conciliaciones bancarias identifican los movimientos financieros que generan diferencias entre los saldos de la cuenta bancaria del condominio y lo registrado en los libros. Por eso es importante ejecutar conciliaciones mensuales, ya que es una herramienta de apoyo para toda administración.
La aplicación ComunidadFeliz ofrece el Módulo de Conexión Bancaria, que se conecta con la cuenta bancaria del condominio o fraccionamiento y lee su estado de cuenta, comparándolo con su registro de ingresos y gastos. Este sencillo procedimiento, que puede llevar horas si se hace manualmente, se realiza en segundos. Además, resalta cualquier irregularidad y permite revisarla de inmediato para corregirla.
Esto es extremadamente útil cuando administras varios condominios, porque te deja más tiempo al día para ocuparte de otros asuntos
¿Eres un administrador que busca crecer teniendo más comunidades? Escríbenos, en Administradores México te incluiremos en nuestra base de datos para que puedas ser contactado por diferentes condominios o fraccionamientos que requieran servicios de administración.
O si, por otro lado, eres miembro del comité y buscas un administrador confiable y transparente que gestione tu comunidad, contáctanos y te enviaremos las mejores opciones disponibles.
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